Effectief samenwerken in netwerken, hoe doe je dat?
Samenwerken in netwerken ín en tussen organisaties neemt toe en wordt belangrijker. De snelheid en complexiteit van veranderingen vraagt er om.
Maar makkelijk is het vaak niet, dat werken in netwerken, allianties, partnerships, of andere lossere verbanden.
In dit artikel vind je mijn ontwikkelmodel -‘de groeibriljant’- om dat samenwerken in netwerken beter te begrijpen en het te verbeteren waar dat nodig is. Dit model bestaat uit vijf hoofdfacetten en per facet steeds vier aanvullende aandachtspunten. Voor ieder facet vind je zes richtvragen voor een betere kijk op jouw netwerksituatie.
Wil je kosteloos mijn complete checklist voor samenwerken in netwerken ontvangen? Bericht me dan hier daarvoor o.v.v.: ‘Checklist Groeibriljant’.
Meer samenwerken in netwerken
Samenwerken in netwerken tussen organisaties wordt gangbaarder en belangrijker. Maatschappelijke opgaven en veranderingen vragen om flexibele, tijdelijke werkrelaties. Die moeten snel en soepel tot stand te brengen zijn en voortvarend resultaten kunnen halen. En zichzelf weer makkelijk op kunnen heffen als hun nut voorbij is.
Netwerken kunnen -tijdelijk- ook vastere vormen aannemen als allianties, coöperaties, partnerships, of ketens, projecten of programma’s.
Voorbeelden van samenwerking in netwerken zijn:
- Een groep zorgaanbieders in een regio die zich gezamenlijk inzet om de gezondheid van bewoners in de regio te bevorderen.
- Samenwerkende ondernemers die een bruisend centrum in hun regio willen ondersteunen
- Of een groep beleidsadviseurs van buurgemeenten rond verbetering van vervoer.
Netwerksamenwerking is zelforganisatie
Kenmerkend aan netwerken is het ontbreken aan formele hiërarchie. Het zijn -tijdelijke- samenwerkingsverbanden van een aantal betrokkenen op basis van vrijwilligheid, zonder dat één van hen daarvan ‘de chef’ is.
In netwerken komt het dus meer nog dan in reguliere organisaties aan op het zelfsturend vermogen van de deelnemers. Er is weinig of geen kader dat vooraf richting geeft. Daar moet je zelf mee aan de slag.
Dat maakt het samenwerken in netwerken vaak lastig. Je ziet dan ook vaak knelpunten voor de deelnemers ontstaan zoals:
- Onhelderheid over doelen, koers en/of plannen van de samenwerking
- Te traag verlopend overleg met te weinig resultaat
- Te grote verschillen in deelname aan de samenwerking
- Er spelen negatieve emoties die onvoldoende worden aangepakt: irritatie, vervreemding, zorg, boosheid
- Er is te weinig actieve sturing op de samenwerking in het netwerk
Het is dus voor elke deelnemer aan netwerken belangrijk om het samenwerken daarin beter te begrijpen en erop mee te kunnen sturen.
Vijf hoofdpunten voor effectief samenwerken in netwerken
In mijn visie zijn voor effectief samenwerken in netwerken vijf hoofdpunten van belang. Vijf facetten waarmee netwerken zichzelf kunnen sturen en organiseren:
- Deelnemers en Achterbannen
- Identiteit en Verbinding
- Uitwisseling en Proces
- Acties en Resultaten
- Organisatie en Voorwaarden
Bij elk facet zie ik vier aanvullende aandachtspunten voor optimale samenwerking.
Als geheel heb ik deze aandachtspunten vervat in mijn onderstaande analysemodel.
Toelichting op de vijf facetten en hun aandachtspunten
Hieronder licht ik de vijf facetten en bijbehorende aandachtspunten kort toe. (Meer informatie vind je op de website van Bloeisupport).
-
Deelnemers en Achterbannen
De directe deelnemers aan het netwerk vormen uiteraard het hart van de samenwerking. En met hen, ‘over hun schouders meekijkend’, hun organisaties en andere achterbannen die ze vertegenwoordigen.
Of een netwerk succesvol is, is in de eerste plaats afhankelijk van de beleving van degenen die daar direct of op afstand aan mee doen. Zijn zij voldoende tevreden met de samenwerking?
Dat klinkt vanzelfsprekend, maar krijgt in de praktijk van samenwerken vaak te weinig aandacht.
Nieuwe netwerken ontstaan meestal vanuit de inspiratie van enkele starters en organische toename van deelnemers daarna. Na een startperiode kristalliseren de doelen van het netwerk verder uit. En op basis daarvan is vaak ook weer aanpassing van de leden nodig.
De passende samenstelling van een netwerk is een belangrijke succesfactor en vraagt om regelmatige herbezinning. Hierbij spelen ook de capaciteiten en bevoegdheden van de deelnemers, mede in relatie tot hun achterbannen. Hebben ze voldoende ‘mandaadkracht’ om de samenwerking effectiviteit vaart te geven?
Bij dit eerste facet zijn dan samenvattend de volgende vragen aan de orde:
- Wie zijn de deelnemers in de samenwerking, in welke posities?
- Wat willen zij daarin en hoe beleven ze die?
- Wat kunnen en mogen ze?
- Hoe zijn hun relaties?
- Welke rollen spelen hun ‘achterbannen’ hierbij?
- En zijn ze de juiste deelnemers voor de doelen van het netwerk?
2. Identiteit en Verbinding
Het tweede hoofdfacet van effectieve netwerken is wat de deelnemers gezamenlijk als het wezen, of de identiteit, daarvan ervaren en hoe ze zich daarmee verbonden voelen.
Dat zit hem ondermeer in de bepaling van de opgaven waaraan het netwerk wil werken en de doelen of ambities die de deelnemers (en achterbannen) samen formuleren. En zeker ook in de mate waarin ze daar ieder belang bij hebben.
Het is belangrijk voor effectief samenwerken om hier ruim en voortgaand aandacht aan te besteden.
De identiteit van een netwerk zit ook sterk in de manier waarop de partners samenwerken; onderling en naar buiten. Plus de waarden, stijl en cultuur die ze daarbij gezamenlijk beleven en uitdragen.
Verder is hier van belang hoe de ‘exclusiviteit’ geregeld is in de samenwerking: de wijze waarop partijen binnen hun verband zich onderscheiden ten opzichte van partijen daarbuiten.
De samenvattende vragen bij dit facet zijn:
- Wat zien de deelnemers als de ‘bedoeling’ en doelen van hun samenwerking?
- Hoe en in welke mate voelen ze zich aan het netwerk verbonden?
- Aan welke opgaven willen ze werken en welke belangen hebben ze daarbij?
- Wat is kenmerkend aan de gezamenlijke stijl en werkwijze in het netwerk?
- Welke belangrijke overtuigingen en waarden spelen daarbij?
- En wat is het gezamenlijke ‘verhaal’ van het netwerk, hun ‘reason of being’?
3. Uitwisseling en Proces
Het derde hoofdaspect voor effectieve netwerken is de uitwisseling of interactie tussen de deelnemers, inclusief de achterbannen en het proces van communiceren daarbij.
Hierbij gaat het in de eerste plaats om de sfeer van het overleg en de wijze waarop de partners met elkaar omgaan. Bijvoorbeeld: meer open of gesloten, met meer of minder vertrouwen naar elkaar, meer opbouwend of eerder negatief, of meer verbindend of verdelend.
Vervolgens is de wijze waarop besluiten worden genomen en nagekomen van belang, Evenals de regie van het overleg en de wijze waarop de partijen tot beste oplossingen komen. Welke spelregels hanteren de leden hiervoor?
In effectieve samenwerking is er vertrouwen in de continuïteit en de positieve resultaten daarvan, ook als het soms tijdelijk tegenzit.
De samenvattende vragen bij dit facet zijn:
- Hoe is de interactie tussen de leden in het netwerk?
- Hoe verloopt het proces van afstemming, besluitvorming en sturing?
- Welke beelden zijn er van de leden over elkaar?
- Is de communicatie voldoende?
- Wat is de gewenste energie in de samenwerking?
- En welke basisafspraken en spelregels gelden er voor de uitwisseling?
4. Acties en Resultaten
Het vierde facet bestaat uit de acties die de deelnemers plegen en de resultaten ze daarbij bereiken.
Een samenwerkingsverband kan alles goed op orde hebben, maar haar rechtvaardiging vind ze uiteindelijk in haar gezamenlijke opbrengsten. Die hoeven niet perse materieel of financieel te zijn. Veel netwerken bestaan vooral voor uitwisseling van informatie en knowhow. Daar komen dan soms concrete veranderingen uit voort, die dikwijls ook buiten het netwerk worden gerealiseerd.
Maar voldoende ervaren resultaat is nodig. Als de opbrengsten van de samenwerking voor -sommige- deelnemers achterblijven bij de tijd en energie die ze erin stoppen, dan kalft het animo voor het netwerk af.
Verdere aandachtspunten bij dit facet zijn:
- De wijze waarop de deelnemers hun acties in de samenwerking plannen en voorbereiden.
- De besluitvaardigheid en daadkracht van het netwerk, mede in relatie tot de achterbannen.
- De mate waarin gestelde doelen en gewenste resultaten gerealiseerd worden.
- De wijze waarop het netwerk zijn acties en resultaten meet en evalueert en daarop bijstuurt
Ofwel hoe in de samenwerking de ‘ Plan-Do-Check-Adapt’ (PDCA)-cyclus wordt ingevuld.
De samenvattende vragen bij dit vierde aspect zijn:
- Is het netwerk voldoende actief?
- Bereikt het genoeg resultaat?
- Hoe is de planning en aanpak daarvan?
- Is er in de samenwerking genoeg wils- en daadkracht?
- Op welke manier realiseert het netwerk duurzame verandering?
- Hoe worden uitkomsten bewaakt en bijgestuurd?
5. Organisatie en Voorwaarden
Het vijfde en laatste facet voor een effectief netwerk betreft de organisatie ervan en de voorwaarden ervoor.
Elk netwerk, hoe licht ook, heeft een vorm van organisatie. Die uit zich onder andere in:
- Basisafspraken voor de samenwerking, vaak vastgelegd in een convenant of contract
- Processen, systemen en bedrijfsvoering om de samenwerking goed te laten lopen
- Een rol en taakverdeling tussen de leden, ofwel een -lichte- werkstructuur
- De manier waarop de besluitvorming en zeggenschap geregeld is
Een apart punt van aandacht is waar en hoe de activiteiten van het netwerk georganiseerd worden. Is dit vooral in en door het netwerk zelf? Of ook of zelfs met name in werk- en projectgroepen om het kernnetwerk heen?
Ook de organisatie van het leiderschap in en voor de samenwerking is een belangrijk aandachtspunt, zowel formeel als informeel. Is er een afgesproken eindregie bij een persoon of een kerngroep? Of ligt de coördinatie bewust of onbewust verdeeld en diffuus?
De samenwerking in netwerken loopt op langere duur vaak niet goed als de deelnemers niet vergelijkbare middelen en voorwaarden hebben om daar aan deel te nemen. En als daar geen passende afspraken voor zijn.
Het laatste maar niet minste aandachtspunt bij dit facet is dat van de evaluatie en bijsturing van het gehele netwerk. Dit is doorlopend van belang, liefst op basis van een rijk en bewust denken over effectief samenwerken in netwerken.
De samenvattende vragen bij dit vijfde en laatste facet zijn:
- Hoe is de werkorganisatie in de samenwerking geregeld?
- En hoe zijn de randvoorwaarden daarvoor?
- Op welke manier is de zeggenschap en besluitvorming (governance) belegd?
- Hoe is de bedrijfsvoering -waar nodig- georganiseerd?
- Waar ligt het leiderschap?
- En hoe wordt het netwerk geëvalueerd en doorontwikkeld?
wil je meer lezen over mijn ideeën over samenwerken in en tussen organisaties? Kijk dan elders op de Kennissite Samenwerken of op mijn visiepagina.
Ondersteuning voor beter samenwerken in netwerken
Vanuit Bloeisupport kan ik je adviseren en ondersteunen bij de goede aanpak van jouw samenwerking in netwerken en allianties. Zowel bij de start ervan, als bij de evaluatie en bijsturing van al lopende verbanden.
Daarbij kunnen een of meerdere van de volgende tien vragen spelen:
- Zijn de doelen en ambities van je samenwerking inspirerend en wervend?
- Is er voldoende actie en bereik je voldoende resultaat?
- Loopt het proces van de samenwerking naar wens?
- Zijn de communicatie en relaties van voldoende kwaliteit?
- Werk je met de juiste partners samen? En begrijpen jullie elkaar genoeg?
- Is er genoeg vertrouwen?
- Heb je je achterban voldoende mee? En je partners de hunne?
- Is de organisatievorm van je samenwerking of netwerk de meest passende?
- Zijn de samenwerkingsafspraken en voorwaarden voldoende, o.a. in tijd en geld?
- Hebben jij en je partners genoeg zicht en grip op het totaal van jullie samenwerking?
In mijn ervaring kan samenwerken in netwerken vaak rijker verlopen als de deelnemers meer kennis en bewustzijn hebben van de werking daarvan.
Ik draag ik daar graag aan bij met advies, training of begeleiding. Het groeibriljant-model kan daarbij als kapstok dienen.
Netwerken kunnen soms ook in moeilijkheden raken. Eén of meer deelnemers zijn niet meer tevreden met de gang van zaken. Of er zijn moeilijk te overbruggen meningsverschillen, soms uitmondend in polarisatie en conflict. Daarbij bied ik mijn diensten als neutrale en ervaren voorzitter, bemiddelaar of mediator.
Contact
Wil je meer weten of wil je aan de slag met beter samenwerken? Bel of mail me voor een kosteloze eerste oriëntatie.
Ik help je van harte verder,
Mart Stel, Bloeisupport
PS: Vergeet niet de gratis uitgebreide checklist aan te vragen bij alle facetten en aandachtspunten van de ‘Groeibriljant voor effectief samenwerken’. Dat kun je hier doen onder vermelding van ‘Groeibriljant Samenwerken’.