Mind the mail bij samenwerken

Mail en apps zijn de digitale smering voor elke samenwerking. Maar verkeerd gebruik daarvan kan ook snel veel beschadigen. Het kan samenwerken zelfs met één verkeerd vallend bericht onmogelijk maken.

Soms ligt dat aan de inhoud van een bericht. Maar meestal aan de toon ervan en de gevoelens die het opwekt bij de ontvanger. Want we zijn natuurlijk tamelijk emotionele wezens, die snel door een paar regels geraakt kunnen worden. Vooral als die los staan van direct persoonlijk contact.

In een wat bondige mail van een leidinggevende of collega kunnen we al snel het gevoel hebben dat daar boosheid of afwijzing achter zit. Of we ‘horen’ in een snelle app van een samenwerkingspartner toch eerder concurrentie doorklinken dan coöperatie. En is die mail met de vraag naar de voortgang  van jouw actie niet net of ze doet alsof je haar knechtje bent?

De beleving van de – vermeende- relationele boodschappen schiet in mails veel sneller uit de bocht dan bij direct persoonlijk contact. In termen van ‘de roos van Leary’ hebben we eerder de indruk dat iemand neerbuigend doet of tegen ons is.

Meestal hebben we niet de bedoeling om dat soort betrekkingsboodschappen mee te sturen met onze mails of apps. Of in elk geval bijna altijd anders dan dat de ontvanger die interpreteert.

Maar onze samenwerkingsrelaties lijden wel onder die verkeerd  binnenkomende berichten.

Sterker: als we een paar keer binnen kortere tijd vergelijkbare negatieve emoties krijgen bij mails of apps van dezelfde personen, dan geeft dat vaak al blijvende schade voor de relatie.

Het is dus uitkijken met die digitale smeermiddelen. Gebruik de mails en apps het beste alleen voor ‘gevoelsneutrale’ boodschappen. En ga live in gesprek of pak de telefoon zodra er emoties of betrekkingen in het spel zijn. Je voorkomt er een hoop ellende mee.

Mart Stel

Advies en training voor effectief samenwerken

Communicatie is één van de dertig aspecten die ik onderscheid in mijn ontwikkelmodel voor samenwerken.

Wil je meer lezen over dit model, klik dan hier.

Wil je een gratis vragenlijst bij het model? Stuur me dan een mail o.v.v. ‘Checklist Groeibriljant’