skip to Main Content

Ruimte voor ‘wantrouwen’; Tien tips voor een goede start van samenwerking

De afgelopen week mocht ik twee startende samenwerkingen mee op gang helpen. Eén in de huisartsenzorg, waar 7 praktijkmanagers elkaar voor het eerst ontmoetten om een regionaal netwerk te vormen. En één in de lokale politiek voor een nieuw samenwerkingsverband tussen de raadsleden van de partij en deskundige adviseurs uit de afdeling.

Het geeft me aanleiding om hier stil te staan bij de start van samenwerking. Welke verwachtingen en vragen spelen daarbij tussen de deelnemers? En wat zijn praktische tips voor het goed op gang brengen van initiatieven voor samenwerken? En waarom is ‘wantrouwen’ wenselijk daarbij?

Kat uit de boom

In beide startbijeenkomsten was sprake van het onvermijdelijke ‘kat uit de boom kijken’ tussen de deelnemers. Vragen die dan onuitgesproken spelen zijn:

  1. Hoe zitten we hier? Wat zijn de doelen van deze groep?
  2. Wie heeft welke belangen en vind ik die oké of niet?
  3. Wat kan ik hier zelf halen en brengen? En kan de balans daarvan positief voor mij uitpakken?
  4. Wat zijn de startregels hier voor goede omgang met elkaar en geeft mij dat voldoende gevoel van veiligheid en zin om samen te gaan werken?
  5. Welke ruimte is er hier voor mij om de aanpak en manier van werken mee te beïnvloeden?
  6. Welke sfeer ontstaat hier? Wordt er naar elkaar en naar mij geluisterd? Welk gevoel geeft dit mij?

Gezond wantrouwen

Ik noem dit het onvermijdelijke, en zelfs juist gezonde, ‘zakelijke wantrouwen’ dat er bij de start van elke samenwerking bij de deelnemers speelt. Dat ook omdat de deelnemers vaak ook ‘achterbannen’ of opdrachtgevers hebben die denkbeeldig over hun schouders meekijken, en waar ze verantwoording naar hebben af te leggen.

Het is een vaak gemaakte vergissing dat je voor samenwerking vooraf vertrouwen nodig hebt. Het is juist andersom, in goede samenwerking ontstaat gaandeweg de ervaring van betrouwbaarheid over en weer.
En van daaruit het vertrouwen in intenties en gedrag van deelnemers onderling.

Bij startende samenwerking is daarom belangrijk om uit te gaan van natuurlijk aanwezig gezond wantrouwen, en daar actief ruimte voor te geven en op in te spelen. Als begeleider van zo’n startbijeenkomst kun je door je houding en gedrag daar veel aan bijdragen. En ook zorgen voor een goed begin naar een wel wenselijk minimaal vertrouwen voor de samenwerking.

Hier tien tips die daarbij kunnen helpen. Wellicht deels vanzelfsprekend, maar als totaal vaak toch niet bewust en samenhangend toegepast.
Mijn hoofdadvies: doe dat wél.

Tien tips voor een goede start van samenwerking ©Bloeisupport.nl

Tien tips voor een goede start van samenwerken

  1. Voorbereiding: Zorg voor een duidelijke communicatie vooraf over de doelen en agenda voor de bijeenkomst. In afstemming met in elk geval enkele deelnemers.
  2. Energie: Zorg voor een plezierige of in elk geval neutrale vergaderplek die klaar is voor een goede ontvangst. Stel jezelf in op een open, positieve, constructieve houding en bijeenkomst en neem je voor dat ook uit te stralen.
  3. Verbinding: Heet de deelnemers bewust en gemeend persoonlijk welkom en maak eerste positieve verbinding door wat ‘ontdooi-gesprek’ over bijvoorbeeld de plaats van werken, de weg naar de bijeenkomst of het weer.
  4. Kennismaken: Start de bijeenkomst met een korte kennismakingsronde. Eenvoudig. Naam, functie en iets over de werk- of deskundigheidsachtergrond in relatie tot de gewenste samenwerking. Hier nog geen vragen stellen naar wensen en verwachtingen oid. Die kunnen meteen al te indringend werken.
  5. Toeleiding: Pak dan als eerste de aanleiding, de intenties en de manier van tot stand komen van de bijeenkomst op. Ook hoe -een aantal van- de deelnemers daar mogelijk bij betrokken zijn geweest. Betrek hen ook bij deze toelichting. Je geeft daarmee jouw inzet op gezamenlijkheid aan. Het geeft een eerste ondergrond voor op te bouwen vertrouwen.
  6. Invloed: Check vervolgens bij alle deelnemers of de doelen en aanpak/agenda voor deze startbijeenkomst akkoord zijn of nog aanpassing nodig hebben. Of dat er eventueel nog andere vragen zijn. Bespreek eventueel nog volgende inbreng en stel de doelen en aanpak bij waar nodig. Je geeft de deelnemers daarmee sturingsmogelijkheid en daarmee een versterkt gevoel van invloed en veiligheid.
  7. Begrip: Benader elke vraag of inbreng constructief en met begrip voor een zekere mate van het gezonde wantrouwen dat normaal is bij start van samenwerking. Benoem dat eventueel ook als dat passend is. Dit draagt bij aan de verbinding en welwillendheid.
  8. Fundament: Heb niet de ambitie of verwachting dat in de startbijeenkomst meteen grote inhoudelijke stappen in de samenwerking gemaakt kunnen worden. Je kunt maximaal een eerste goede fundament leggen voor het mogelijk op gang komen van de gewenste samenwerking.
  9. Belangen: Geef in het vervolg van de vergadering veel ruimte en aandacht voor het onderling verhelderen van doelen, belangen, posities en voorwaarden. En voor vragen en twijfels daarbij. Geef terug dat het oké is om die te hebben en goed is om ze uit te spreken. Bespreek eventueel opkomende problemen en kijk of hieraan een serieus en constructief vervolg te geven is richting oplossing. Je versterkt daarmee de autonomie en sturing verder, en daarmee de basis voor vertrouwen.
  10. Procesafspraken: Werk toe naar gezamenlijke procesafspraken voor het vervolg van de beoogde samenwerking. Naast misschien enkele eerste inhoudelijke uitkomsten. De vervolgafspraken moeten vooral ook ruimte geven voor afstemming van de deelnemers met hun ‘achterbannen’ (als die er zijn). En tegelijk ook zo concreet zijn dat ze houvast geven voor eerstvolgende kleine stappen voor de op gang te brengen samenwerking. De kunst is om de deelnemers deze afspraken zelf (mee) te laten bepalen en opstellen. Met ruimte voor variatie en invloed binnen de kaders waar de samenwerking mee start. En zo nodig ook voor het ter discussie stellen daarvan.

Contact en ondersteuning

Wil je meer advies voor effectief samenwerken? Of zoek je mogelijk ervaren onafhankelijke begeleiding daarbij?

Kijk dan op mijn site, of bel of mail voor een vrijblijvende oriëntatie.

Ik help je van harte verder,
Mart Stel, Bloeisupport

Back To Top