10 tips of adviezen voor beter overleggen met goed gedragen besluiten

Goed overleggen of vergaderen in teams, organisaties en netwerken is de basis van verbindend samenwerken. Hierbij heb je actieve open afstemming over visies en standpunten en kom je tot goed afgewogen gezamenlijke besluiten.

In de ideale situatie heb je daar in je overleg ruim de tijd voor en kun je net zolang met je gesprekspartners afstemmen tot je een volledige overeenstemming hebt. Maar deze situatie bestaat meestal niet in onze ‘modern times’. We hebben eigenlijk altijd tijd te kort in onze vergaderingen en willen snel tot besluiten komen voor de opgaven die we ervaren.

De vraag is dan hoe je tot een optimum kunt komen tussen de gewenste kwaliteit van je overleggen en de snelheid en slagvaardigheid ervan. Hier 10 tips of adviezen daarvoor.

Tien tips of adviezen voor goed overleggen

1. Maak vaak gebruik van korte rondes om ieders mening vlot en goed te horen
2. Neem wél tijd om verschillen van mening over relevante bezwaren goed in kaart te brengen. En bespreek ook de hoofdvoorwaarden voor instemming met een besluit.
3. Zoek vrij vlot aftastend naar mogelijke optimale besluiten voor deze vergadering in een paar stappen naar een eindversie voor besluitvorming
4. Kies daarbij actief en bewust tussen inhoudelijke of procedurele besluiten voor het overleg van dat moment
5. Schakel steeds actief tussen de vier niveaus van communicatie: inhoud, procedure, relaties en emoties plus sfeer. Steeds gericht op optimaal besluiten.
6. Zorg altijd voor heldere, resultaatgerichte besluiten met duidelijke afspraken over wie, wat, hoe en wanneer.
7. Besluit waar nodig op basis van meerderheid van stemmen maar neem het geluid van de minderheid daar bewust in mee.
8. Zorg voor bondige notulen met een duidelijke voortschrijdende besluiten en actielijst en benut deze.
9. Voer ook buiten je overleg een stijl van verbindend samenwerken en betrek elkaar actief bij voorbereiding naar agendapunten
10. Neem je overleg serieus en stuur daar bewust op. Beleg het technisch voorzitterschap bij een lid dat dat goed kan en toepast

Wil je vrijblijvend contact voor advies of coaching over jouw overleg en samenwerking. Klik dan hier.

Toelichting op de adviezen voor effectief overleggen

1. Maak vaak gebruik van korte rondes om ieders mening vlot en goed te horen

De meest voorkomende manier van overleggen is een open gesprek over een agendapunt. Dat heeft als nadeel dat de praters aan het woord komen en stillere leden juist niet. Bovendien kost het vaak de nodige tijd voordat je tot voldoende meningsvorming komt, die dan vaak nog niet volledig is.

Een snellere en diepergaande werkwijze is om meteen na de introductie op het agendapunt een inventarisatieronde te houden naar de meningen van alle deelnemers aan het overleg. Dat geeft het snelst een goede indruk van de zienswijzen en de overeenkomsten en verschillen daartussen. Bovendien geeft het meteen gelijkwaardigheid van inbreng in het overleg.

Vaak is één zo’n ronde al genoeg als basis voor een adequate verdere bespreking van het punt en de afronding daarvan naar een goed besluit voor het betreffende overleg. Bij meer complexe thema’s kunnen meerdere rondes nodig zijn.

2. Neem wél tijd om verschillen van mening over relevante bezwaren goed in kaart te brengen. En bespreek ook de hoofdvoorwaarden voor instemming met een besluit.

De valkuil van het werken met peilrondes is dat je daardoor onvoldoende met elkaar je visieverschillen bespreekt. Dus na een rondje is het goed om de meningsverschillen wel goed te benoemen en te bespreken. Evenals de voorwaarden bij een te nemen besluit.

3. Zoek vrij vlot aftastend naar mogelijke optimale besluiten voor deze vergadering, in een paar stappen naar de eindversie voor besluitvorming.

De kunst van effectief overleggen is ook het actief zoeken naar de juiste bewoordingen voor een mogelijk integrerend besluit. De voorzitter heeft hier meestal een belangrijke rol, maar elk lid kan hieraan bijdragen.
Hoe actiever er gezamenlijk gezocht wordt naar een passend besluit, des te effectiever is de vergadering.

Bij bijna elk inhoudelijk agendapunt is er eerst een fase van zoekende verkenning en daarna van bundeling naar een gezamenlijk besluit. De overgang van het ene naar het andere help je door actief mogelijke verwoordingen van een besluit uit te proberen.

4. Kies daarbij bewust tussen inhoudelijke of procedurele besluiten voor het overleg van dat moment

Kom je in dit overleg tot een optimaal doordacht en gedragen inhoudelijk besluit? Of is het nog te vroeg en heb je ook nog de tijd?
In het tweede geval is het beter om een ‘procedureafspraak’ te maken om aspecten van het thema eerst nog verder uit te werken. Vaak is dat dan in kleiner verband door een paar leden uit je overleg.

Hiermee kun je dikwijls ook voorkomen dat het overleggen over een onderwerp onnodig vastloopt in meningsverschillen. Aan de andere kant kosten procedurele besluiten wel meer tijd voor je tot het beoogde inhoudelijke besluit komt.
Het vraagt gevoel voor tactiek om hier een goede afweging in te maken.

5. Schakel steeds actief tussen de vier niveaus van communicatie in overleggen: inhoud, procedure, relaties en sfeer. Steeds gericht op optimaal besluiten.

Natuurlijk is voor effectief overleg ook het actief schakelen van belang tussen de bekende vier lagen van communicatie. Naast de inhoud of het ‘wat’ dat je bespreekt, gaat het ook altijd over het hoe. Daarbij kun je dan onderscheid maken tussen de meer praktische werkafspraken voor het overleg over een agendaonderwerp en de wijze waarop gevoelens en betrekkingen daarbij hun rol spelen.

Vaak is het prima om die onuitgesproken te laten, maar het is wel goed om er alert op te zijn en ook die lagen te benoemen als je de indruk hebt dat sommige leden zich niet of onvoldoende uitspreken of herkennen in de bespreking of besluitvorming. De vraag of ieder zich voldoende oké voelt bij een voorgenomen besluit is sowieso een rondje waard.

6. Zorg altijd voor heldere, resultaatgerichte besluiten met duidelijke afspraken over wie, wat, hoe en wanneer.

Het is zo voor de hand liggend maar we vergeten het evengoed vaak: het goed afmaken van besluiten naar praktische vervolgafspraken over wat er op welke wijze door wie wanneer gedaan gaat worden.
Zonde van alle overlegtijd die er dan al in hebt gestoken. Doen dus.

7. Besluit waar nodig op basis van meerderheid van stemmen maar neem het geluid van de minderheid daar actief in mee.

Het is natuurlijk het mooist om het met z’n allen een gezamenlijk besluit te nemen. Vaak is het het waard om daar naar te streven en bij sommige – meer principiële – onderwerpen kan het ook echt niet anders.

Maar er zijn ook veel onderwerpen waar je over kunt stemmen en met een meerderheid over kunt beslissen. Het is dan wel de kunst van waardevol overleg om goed na te gaan hoe je opinies vanuit de minderheden toch in het besluit kunt verwerken. Het is in elk geval belangrijk voor zowel de inhoud als het draagvlak om de minderheidsvisies actief ruimte te geven en in het overleg te betrekken.

De meest vergaande vorm hiervan is die van de in Zuid-Afrika na de apartheid ontwikkelde methode van de ‘deep democracy’. Hierbij wordt inbreng van de minderheid steeds opnieuw toegevoegd aan een groeiend concept-besluit, tot dat uiteindelijk in consensus wordt aangenomen.
Dat is mooi, maar kost wel veel tijd.

8. Zorg voor bondige notulen met een duidelijke voortschrijdende besluiten- en actielijst, en benut deze.

Rijk overleg is er op gericht dat daar ook zoveel mogelijk mee gebeurt.
Niks is zo frustrerend voor een samenwerkingsverband dan het niet uitvoeren en nakomen van afspraken.

Regelen dus, die beknopte notulering en het bijhouden van een goede, voortgaande actie- en besluitenlijst. En elkaar vooral ook actief aanspreken op het nakomen daarvan!

9. Voer ook buiten je overleg een stijl van verbindend samenwerken en betrek elkaar actief bij voorbereiding naar agendapunten.

Een heel belangrijke bijdrage aan effectief en waardevol overleg vindt er juist buiten plaats. Het gaat dan om het creeëren van het draagvlak dat je nodig hebt voor een beoogd doel.

Het bredere, gezamenlijke overleg leent zich daar meestal maar gedeeltelijk voor. Hier heb je de kunst nodig van het tactisch aftasten van belangen en opbouwen van verbinding. Via de één op één contacten en de weg van de ‘stille diplomatie’.

Als je dat actief en met aandacht doet dan bouw je deels binnen en grotendeels buiten aan de gewenste overeenstemming voor je besluit. En als die bereikt dan is de uiteindelijke besluitvorming in het brede overleg een hamerstuk.

10. Neem je overleg serieus en stuur bewust op de kwaliteit ervan. Beleg het technisch voorzitterschap bij een lid dat dat goed kan en met verve toepast.

Goed overleg ontstaat niet vanzelf. Het is belangrijk daar bewust op te sturen. Onder andere door liefst aan het einde van ieder overleg even stil te staan bij de beleving daarvan door elke deelnemer en te vragen naar ‘tops en tips’.

Verder is goed technisch voorzitterschap essentieel, dat ieders inbreng respecteert en goede procesbegeleiding geeft. Als je die schaarse kwaliteit in je overleggroep hebt benut die dan. Of haal haar anders van elders naar binnen.

Evalueer verder je overleg periodiek diepergaand, gekoppeld aan een update van de doelen die je met deze overleggroep samen wilt bereiken. Vaak verwatert dat richtingsgevoel werkende weg en groeien de verwachtingen over het overleg stilaan uiteen. De effectiviteit neemt dan af en de irritatie toe.
Alle reden voor een jaarlijkse APK, liefst met een neutrale buitenstaander die je weer even je ingesleten patronen spiegelt.

Contact

Wil je meer lezen over mijn ideeën over samenwerking in teams, organisaties en netwerken? Kijk dan hier.

Wil je eens sparren over je eigen overleg of een vrijblijvende oriëntatie voor advies of begeleiding? Bel of mail me dan.

Mart Stel – Bloeisupport – Voor florerend samenwerken.