Visie op effectief samenwerken
Deze visie of praktijk-theorie is vooral gericht op samenwerking in netwerken in en tussen organisaties. Maar de kern ervan geldt ook voor samenwerken in teams en één-op-één-relaties.
De volgende aandachtspunten komen aan bod:
- Wat is samenwerken?
- Win-win, compromis of winst-verlies
- Waarom is samenwerken van belang?
- Over vertrouwen en samenwerken
- Welke soorten samenwerking kun je onderscheiden?
- Wanneer is samenwerken effectief?
- De groeibriljant voor effectief samenwerken
- Wat kan er fout gaan in samenwerking?
- Hoe kun je nieuwe samenwerking kansrijk starten?
- Ondersteuning voor beter samenwerken.
Uitdieping van deelthema’s vind je elders op mijn website of in mijn blogs.
Wil je meteen een gratis uitgebreide checklist bij mijn groeimodel voor effectief samenwerken? Stuur me dan een mailtje met dat verzoek en je ontvangt die per ommegaande.
1. Wat is samenwerken?
Als twee of meer mensen of partijen in onderlinge afstemming iets proberen te bereiken, spreken we van samenwerking.
Die wordt intensiever en vaak ook duurzamer als er sprake is van wederzijdse afhankelijkheid voor vervulling van behoeften.
Samenwerking houdt aan het ene uiterste op als je langs elkaar heen gaat werken. Of aan het andere uiterste als een van de partijen alleen nog handelt onder dwang van de ander(en).
2. Win-win, compromis of win-verlies
Een gelukkig veel voorkomende vorm van samenwerken is dat partners met positieve, open inzet zaken aanpakken en beter maken. Ze vertrouwen elkaar, gunnen elkaar het nodige en komen in goed overleg en met creativiteit tot uitkomsten waar ieder tevreden over is.
In nauwere zin hebben we vaak over deze vorm als we over ‘samenwerken’ spreken. Ik noem dat ‘oplossend overleggen’ of ‘win-win-samenwerking’.
Maar effectief samenwerken gebeurt ook nuchter zakelijk zonder dat er meteen sprake is van positieve relaties. En dikwijls ook door middel van onderhandelen en -pogingen tot- afdwingen, waarbij de relatie soms onder druk staat. Ook conflict kan daarbij een onderdeel zijn van het samenwerkingsproces.
Je kunt ook daarbij vaak tot uitkomsten komen waar de deelnemers vrede mee hebben. Dat noem ik ‘compromis-samenwerking’. Maar winst bij de een en verlies bij de ander is ook een mogelijke uitkomst.
3. Waarom is samenwerken belangrijk?
De meerwaarde van samenwerking ligt in het benutten van -delen van- elkaars capaciteiten. Liefst natuurlijk zo dat alle partners voordeel aan hebben, de win-win-samenwerking.
Effectief samenwerken hangt nauw samen met arbeidsdeling en organiseren: door complex werk slim op te splitsen en te verdelen maak je goed gebruik van specialistische vaardigheden en kun je samen veel meer dan alleen.
In samenwerking in netwerken in en tussen organisaties kunnen globaal de volgende soorten voordelen van samenwerking spelen:
- Praktisch-operationele zoals: gezamenlijke logistiek, ict, of het delen van personeelsmanagement
- Tactische, zoals het gezamenlijk laten doen van onderzoek
- En strategische, zoals zoals het gezamenlijk ontwikkelen van een product of dienst of nieuwe organisatie
Voor duurzaam succes van samenwerken is het belangrijk om de gewenste waarde steeds goed voor ogen te hebben. Gezamenlijke ambities zijn daarbij essentieel. Effectief samenwerken heeft een goed en levend verhaal nodig!
4. Over vertrouwen en samenwerken
Het is een vergissing dat vertrouwen altijd een voorwaarde vooraf is voor goede samenwerking. Het werkt andersom: als je langere tijd met anderen samenwerkt en je doet daarbij de ervaring op van betrouwbaarheid over en weer, dan kan er vertrouwen in die samenwerking ontstaan.
Vertrouwen is dan de verwachting dat de ander welwillende, redelijke en eerlijke intenties heeft voor de samenwerking en daarbij passend gedrag gaat vertonen.
In eigenlijk alle startende samenwerking is dat vertrouwen er niet vanzelf vanaf het begin. We kijken praktisch altijd eerst even ‘de kat uit de boom’. We tasten met wat voorzichtigheid af ‘hoe de verhoudingen liggen’ en ‘laten niet meteen het achterste van onze tong zien’.
Met een ‘gezond zakelijk wantrouwen’ is bij startende samenwerking dus niks mis. En ook bij veel gevorderde samenwerking blijft dat een houding die regelmatig effectief is, naast ontwikkelend vertrouwen in elkaars goede intenties.
Inzichten en belangen veranderen altijd. Dat vraagt in elke samenwerking zo nu en dan herijking van doelen en acties en het heronderhandelen daarover.
Voor effectieve samenwerking op langere termijn is wel een inzet bij de betrokkenen nodig op groeiend vertrouwen over en weer. Als je hardnekkig uit blijft gaan van wantrouwen beknot dat de kansen voor succes.
5. Maten en niveaus van samenwerken
Ik onderscheid vier niveaus van intensiteit van samenwerking:
Daarbij zijn de ‘lagere’ niveaus meestal voorwaardelijk voor de ‘hogere’, en spelen ze in de praktijk vaak tegelijk en door elkaar.
In omvang van samenwerking kun je vijf soorten benoemen:
- In één-op-één-relaties
- Binnen teams en andere kleinere werkverbanden
- In organisaties, tussen werkverbanden
- Tussen organisaties en/of andere groepen in b.v. netwerken en allianties
- Bredere samenwerkingsverbanden in de samenleving.
Met Bloeisupport richt ik me vooral op soorten 2, 3 en 4.
Organisaties gaan steeds vaker onderlinge samenwerking met elkaar aan om zich te versterken. Vooral de meer flexibele, eenvoudiger vormen nemen daarbij toe. Je hebt het dan onder andere over netwerken, partnerships, ketens, allianties en coöperaties.
De complexiteit en dynamiek in markten en omgevingen vraagt eerder om lossere vormen dan om al te strakke.
6. Wanneer is samenwerken effectief?
Of een samenwerking goed loopt wordt in de eerste plaats bepaald door de beleving daarover van de deelnemers (en over hun schouders die van hun meekijkende belanghebbenden). Dit lijkt vanzelfsprekend, maar we besteden daar in praktijk toch vaak te weinig aandacht aan.
Samenwerken is meestal complex en veranderlijk. De emoties van de deelnemers kunnen daarbij nogal wisselen. Lang niet altijd om eenduidige redenen. Samenwerking kan dan -meestal ongewild- in een sfeer van tegenstelling en conflict belanden.
Het is daarom belangrijk om regelmatig die beleving onderling te bespreken en daar zo nodig wat aan te doen als er minder positieve ervaringen zijn.
7. Een ‘groeibriljant’ voor effectief samenwerken; bespreekmodel
-
Deelnemers en Achterbannen
-
Identiteit en Verbinding
-
Uitwisseling en Proces
-
Acties en Resultaten
-
Organisatie en Voorwaarden
8. Wat kan er fout gaan in samenwerking?
Samenwerken kan op veel punten achterblijven. Ik geef hier mijn top-10.
8.1 Knelpunten in inhoud en proces
- De doelen, koers en/of plannen van de samenwerking zijn onhelder
- Er is onvoldoende draagvlak voor besluiten
- Het overleg verloopt te traag of onduidelijk; er is te weinig resultaat
- De deelnemers geven onvoldoende vervolg aan afspraken
- Er is te weinig actieve sturing op de samenwerking
8.2 Knelpunten in relaties en emoties
- Er zijn grote verschillen in deelname aan de samenwerking
- Er is teveel individuele profilering ten koste van elkaar
- De partijen praten teveel langs elkaar heen
- Er spelen negatieve emoties spelen die onvoldoende worden aangepakt: irritatie, vervreemding, angst, boosheid
- Deelnemers werken met dubbele agenda’s
De aanpak hiervan werkt in praktijk vaak averechts door de ‘verbeter-valkuil’: De meeste problemen in samenwerking komen voort uit een te karige omgang tussen de leden. Terwijl de oplossingen meestal gezocht worden in versterking van de resultaat- en taakgerichtheid.
9. Hoe kun je nieuwe samenwerking kansrijk starten?
De start van vrijwillige samenwerking is vaak toevallig. Twee of meer partners ontmoeten elkaar in goede omstandigheden, raken in gesprek en ervaren een ‘klik’. De eerstvolgende stap is dat één van hen de andere(n) uitnodigt voor eens een verder gesprek met mogelijk de start van een nieuwe samenwerking als gevolg.
Een andere start is dat een nieuw lid zich aansluit op een al bestaande samenwerking. Dan wordt de belangrijke vraag of en hoe je alsnog goed in kunt voegen en of de samenwerking zich deels ook aan jou wil en gaat aanpassen. Dit heeft altijd tijd en aandacht nodig.
Erg belangrijk voor de kwaliteit van elke samenwerking is stevige aandacht voor de startafstemming. En vervolgens doorlopend voor het de verdere ontwikkeling van de onderlinge relaties en verwachtingen daarbij.
Als er nog gestart moet worden met een mogelijke nieuwe samenwerking, dan is het meteen al zaak om goed te bepalen wat je daarmee zoekt en wilt. Afhankelijk daarvan is dan de vraag met welke mogelijke partners je kunt en wilt samenwerken. Dus niet andersom, zoals het niet zelden gaat.
Ik raad voor elke nieuw te starten samenwerking een gedegen teamstart aan, met zowel aandacht voor de te realiseren resultaten, als voor de persoonlijke behoeften en de gewenste wijze van samenwerken. Daarbij kun je dan meteen ook afspreken hoe je gedurende de samenwerking zowel de ‘harde’ als de ‘zachte’ kant van de samenwerking bewaakt.
Wil je meer lezen over het goed op gang brengen van nieuwe samenwerking, lees dan ook mijn blog hierover.
10. Ondersteuning voor beter samenwerken
Vanuit Bloeisupport kan ik je adviseren en ondersteunen bij de goede aanpak van jouw samenwerking. Zowel bij de start ervan, als bij de evaluatie en bijsturing van al lopende.
Daarbij kunnen bijvoorbeeld een of meerdere van de volgende vragen spelen:
- Zijn de doelen en ambities inspirerend en wervend?
- Is er voldoende actie en bereik je voldoende resultaat?
- Loopt het proces van de samenwerking naar wens?
- Zijn de communicatie en relaties van voldoende kwaliteit?
- Werk je met de juiste partners samen? En begrijpen jullie elkaar genoeg?
- Is er genoeg vertrouwen?
- Heb je je achterban voldoende mee? En je partners de hunne?
- Is de organisatievorm van je samenwerking of netwerk de meest passende?
- Zijn de samenwerkingsafspraken en voorwaarden voldoende, o.a. in tijd en geld?
- Hebben jij en je partners genoeg zicht en grip op het totaal van jullie samenwerking?
In mijn ervaring kan samenwerken vaak rijker verlopen als de deelnemers meer bewustzijn hebben van de werking daarvan. Ik draag ik daar graag aan bij met advies, training of begeleiding. Het groeibriljant-model kan daarbij als kapstok dienen.
Samenwerking kan soms ook in moeilijkheden raken. Een of meer deelnemers zijn niet meer tevreden met de gang van zaken. Of er zijn moeilijk te overbruggen meningsverschillen, soms uitmondend in polarisatie en conflict. Daarbij bied ik mijn diensten als neutrale en ervaren voorzitter, bemiddelaar of mediator.
Contact
Wil je meer weten of wil je aan de slag met beter samenwerken? Bel of mail me voor een kosteloze eerste oriëntatie.
Ik help je van harte verder,
Mart Stel, Bloeisupport
PS: Als je meer wilt lezen over mijn ideeën over samenwerken kijk dan op de Kennissite Samenwerken, elders op deze website.